Séance du 19 mars 2021 – Ineke Deserno, Nick Nguyen, Nicholas Roche et Barbara Viallet (Archives de l’OTAN, Bruxelles), De top secret à public : la gestion des archives classifiées de l’OTAN.

Ineke Deserno, archiviste de l’OTAN, revient en introduction sur l’institution et son service d’archives. L’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord, alliance politique et militaire, a été fondée en 1949. Forte aujourd’hui de trente membres, elle fonctionne selon le mode du consensus dans la prise de décision. Ses premières opérations militaires remontent aux années 1990 lors de l’intervention dans les Balkans. Au sein de l’institution, la fonction archives est rattachée au Secrétariat international et a reçu une reconnaissance politique avec l’instauration en 1999 d’un Comité des archives comprenant des représentants de chaque pays membre. Réuni deux fois par an, il a pour objet de veiller à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, ainsi que de définir les orientations de travail, notamment en matière de déclassification et de mise en lecture publique. Les archives sont installées au siège de l’Organisation à Bruxelles où se trouvent 10 kml de documents classifiés. Depuis 1999, le service s’est doté d’un personnel qualifié et d’outils de gouvernance articulés en six politiques de travail, dont un règlement pour la conservation et la détermination du sort final de l’information (2009) et un règlement pour la gestion des archives courantes et intermédiaires (2011).

Barbara Viallet, administratrice chargée de la conservation et du sort final des documents, revient sur la mise en place d’une politique de collecte et de mise en lecture publique. Beaucoup d’énergie et d’efforts ont été consacrés à établir deux préalables. D’abord, l’accès aux documents ne peut se faire que si les archives sont effectivement versées au service des archives de l’OTAN, considéré comme dépositaire unique, même si la conservation peut être déléguée à un dépositaire officiel (cas des agences pour la documentation technique) dès lors qu’il est reconnu comme tel par les Archives. Ensuite, la construction de procédures et d’outils ad hoc (coffre-fort numérique, mesures de conservation préventive, solutions pour les supports de stockage, etc.). L’identification des informations considérées comme permanentes est établie par les Archives selon des procédures instaurées récemment (moins de quinze ans), sachant que l’existence d’une classification ne constitue aucunement un critère d’évaluation du caractère permanent des documents. La croissance exponentielle de la part numérique dans la documentation a accéléré la construction d’un cadre de procédures solides. Les calendriers de conservation (i.e. tableaux de tri) sont écrits dans les deux langues officielles de travail dans l’Organisation (anglais et français). À l’occasion de la diffusion et de l’apprentissage de ces nouvelles dispositions, une communauté des archives s’est progressivement créée au sein de l’OTAN, avec un phénomène d’acculturation qui a fonctionné dans les deux sens.

Nicholas Roche, chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds, expose quelques éléments de prospective à plus ou moins long terme. Au plan de la conservation, le récent déménagement (2018) a été l’occasion de basculer dans un environnement moderne de conservation matérielle (suppression des dossiers suspendus, reconditionnement systématique en boîtes non acides, contrôle de la température et de l’hygrométrie, etc.). Un système de PRM (Physical Records Management, à l’aide d’un référencement par code-barres) facilite désormais la détermination du sort final des documents conservés dans les dépôts. Mais c’est bien le volume considérable (et en expansion permanente) des archives numériques qui appelle une réponse adaptée. Les défis sont de nature variable : faire face à l’obsolescence des supports de stockage, des formats de fichier, des logiciels propriétaires indisponibles, etc. De sorte que la stratégie de conservation se doit d’être active et anticipatrice. Un coffre-fort numérique apporte les éléments attendus en terme d’intégrité et de fiabilité des données.

Le but final de cette construction intellectuelle et matérielle d’un archivage performant est non seulement de rendre un meilleur service à l’activité quotidienne de l’Organisation, mais aussi d’améliorer la gestion de la déclassification afin de permettre une mise en lecture publique, comme l’explique Nick Nguyen, administrateur chargé de ce secteur aux Archives. Le principe général est de procéder à un examen des documents en vue de leur déclassification et de leur mise en lecture publique au bout de 30 ans (sauf en cas de processus de planification nucléaire ou de renseignement, où le délai est porté à 50 ans). Les Archives n’ont pas autorité pour déclassifier et mettre en lecture publique. La mise en œuvre de la procédure de déclassification, prévue depuis 1955 pour diminuer le volume de documents classifiés, a connu quelques aléas. Ponctuelle dans les années 1960-1970, elle a été suspendue en 1981 afin de permettre la révision des politiques de sécurité. La création des Archives en 1999 s’est accompagnée d’une reprise de la déclassification et de l’établissement de la mise en lecture publique dont l’archiviste de l’OTAN assure la coordination. L’information OTAN peut être mise en lecture publique selon deux procédures : a) la procédure systématique, qui ne vise que la déclassification et la mise en lecture publique de la totalité d’une ressource informationnelle contenue dans une série chronologique de l’OTAN et qui est initiée par l’archiviste ; b) la procédure applicable aux demandes ponctuelles, qui vise la déclassification et la mise en lecture publique de ressources informationnelles et qui est initiée par un demandeur. Les demandeurs (chercheurs, journalistes, etc.) s’adressent à un pays membre qui soumet leur requête au Comité des archives qui se prononce à l’unanimité selon le principe fondamental du consensus qui régit les décisions de l’Organisation ; un pays membre peut donc émettre un droit de réserve. Lorsque des documents sont mis en lecture publique – environ 15.000 par an –, ils sont marqués par un tampon électronique indiquant « mise en lecture publique ». Actuellement 65 000 documents sont accessibles en ligne (NATO Archives Online : archives.nato.int) : ils couvrent les dix premières années d’existence de l’Organisation et sont décrits conformément aux standards de description ISAD-G. Le poids du consensus, l’accroissement des demandes et des exigences de transparence et la difficulté de porter un regard qualitatif sur une documentation de plus en plus abondante nécessitent l’établissement d’une collaboration étroite avec des historiens et les utilisateurs des archives afin d’identifier les thèmes les plus demandés dans le cadre de la recherche historique et de donner des priorités dans les processus de déclassification et de mise en lecture publique.



Citer ce billet
Edouard Vasseur (2021, 14 avril). Séance du 19 mars 2021 – Ineke Deserno, Nick Nguyen, Nicholas Roche et Barbara Viallet (Archives de l’OTAN, Bruxelles), De top secret à public : la gestion des archives classifiées de l’OTAN. Administration et archives, XVIe-XXIe siècle. Consulté le 18 avril 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/beqz

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